¿Qué es una bolsa de horas extras y qué funciones tiene?

2 de mayo, 2022

En Chile, al igual que en muchos otros países, los trabajadores pueden extender la duración de su jornada laboral con horas adicionales a las establecidas en el contrato de trabajo. Claro está que el Código del Trabajo regula los términos en que estas pueden llevarse a cabo.

Debido a esta regulación, las empresas deben llevar un control estricto del cómputo de todas esas horas. De ahí, que haya surgido un programa de bolsa de horas extras que permite controlarlas y administrarlas. 

¿Qué son las horas extras?

El Código del Trabajo establece que las horas extra son aquellas que exceden el número de horas de la jornada ordinaria semanal. Según la misma ley, la duración máxima de la jornada ordinaria semanal es de 45 horas. 

En caso de que el empleador y el trabajador acuerden una jornada con menos horas, con un contrato a jornada parcial, entonces las horas extras serán todas las horas que sobrepasen el límite pactado. Adicionalmente, es necesario que se cumplan los siguientes requisitos:

• Que el trabajador labore las horas extras voluntariamente.
• Solo se pueden pactar horas extras por situaciones temporales de la empresa y por un lapso de tres meses. Pueden renovarse en caso de prolongación de la situación temporal.
• El pacto debe constar por escrito. Sin embargo, a falta de pacto escrito, el empleador también estará obligado a pagarlas.
• Que no perjudiquen la salud del trabajador según el tipo de faena.
• El máximo de horas extras serán 2 por cada día.
• Que el empleador pague por cada hora extra, el 50% de recargo del valor de la hora de la jornada ordinaria.

¿Qué son horas en compensación?

El CT también establece un sistema de horas de compensación en las que un trabajador puede obtener un permiso para ausentismo laboral en su jornada ordinaria y trabajarlas luego en un horario distinto. Además deben cumplirse los siguientes requisitos:

• Que la compensación haya sido pactada entre empleador y trabajador.
• El empleador no estará obligado a ningún pago o recargo adicional por las horas trabajadas. 

Definición de bolsa de horas extras

Una bolsa de horas extra es un programa que permite el controlar, seguir, administrar y calcular las horas extraordinarias de trabajo. A través de su uso es posible computar las horas extras trabajadas. También las horas que un trabajador compensa por haber obtenido un permiso para faltar a su horario de la jornada ordinaria. 

Funciones que incluye una bolsa de horas extras

Las bolsas de horas extra son programas dinámicos que se ajustan a los continuos cambios de horario para poder cubrir las horas. Así pues, una bolsa de horas extra ofrece las siguientes funciones:

• Provee filtros de control que permiten obtener la información en base a un empleado individual, grupos de trabajo o un departamento completo.
• Permite la configuración y personalización de reglas para casos particulares.
• Se actualiza en tiempo real. 
• Arroja información para diferenciar cuáles son horas extras y cuáles son horas trabajadas por compensación. 
• Computa el monto a pagar según el cálculo del total de horas extra efectivamente trabajadas. 
• Emite informes y permite descargarlos en varios formatos.

El módulo de bolsa de horas extra puede encontrarse en un software de recursos humanos. Un ejemplo de ellos es el de Sesame HR, que a su vez es flexible, fácil e intuitivo  de manejar. Además permite generar reportes de sus cálculos y resultados. 

¿Por qué es importante contar con una bolsa de horas extras ?

Ante todo, el cumplimiento de las condiciones y requisitos que deben cumplir las horas extras, es vigilado por la Dirección del Trabajo. De hecho, pueden ser verificadas por la Inspección del Trabajo. Y, en caso de incumplimiento, los empleadores pueden ser sancionados. 

En este sentido, la bolsa de horas extra automatiza los procesos para disminuir o eliminar los posibles errores de cálculo y demás obligaciones legales. Debido a que puede ser manejada hasta desde una App, el equipo de RR.HH puede hacer los ajustes necesarios en cualquier momento y en cualquier lugar. Por otra parte, en caso de una inspección, el sistema puede emitir rápidamente un informe con información 100% actualizada porque funciona en tiempo real.