5 pasos para organizar los turnos de trabajo en tu empresa

22 de diciembre, 2021

Semanal o mensualmente, en tu empresa se deben organizar los turnos de trabajo de manera que ningún trabajador quede inconforme, a la vez que se alcance a cubrir efectivamente las funciones de cada departamento. Pero, esta tarea puede llegar a ser un verdadero dolor de cabeza para el personal de Recursos Humanos porque tal vez las tandas no cuadran.

Acá conocerás algunos consejos que seguramente te ayudarán ¡Sigue leyendo!

¿Qué son los turnos de trabajo?

También podemos llamarlos trabajo por turnos o sistema de rotación. Se refiere a cuando los integrantes de los equipos se alternan en la misma posición laboral uno tras otro.

Una forma frecuente de trabajar por turnos es la organización en dos turnos de ocho horas, tres turnos de ocho horas, o según otras modalidades aún más intensivas, que implementan muchas tiendas o supermercados: los turnos de sábado o incluso de domingo.

Los turnos de trabajo corresponden a planes que funcionan de manera continua, es decir, donde se busca que no se pare la producción o los servicios por ningún motivo.

¿Por qué es importante organizar los turnos de trabajo?

Enumeremos la importancia que tiene para tu empresa ordenar adecuadamente los turnos de trabajo:

1. Te permite crear grupos que funcionan muy bien entre sí ¡consigues la sinergia! Además, puedes repartir las tareas en función de las destrezas de cada quien.
2. El trabajo en equipo también te ayuda a promover el desarrollo de habilidades en el equipo.
3. Limita los riesgos de paralización de actividades en caso de ausencia ¡Porque sabrás en tu organizador de turnos que jugadores tienes listos como reemplazo!
4. Evitas el desgaste de los trabajadores, porque cualquier equivocación en la planificación puede conllevar a que un mismo empleado deba trabajar doble, o nunca pueda tomar vacaciones. Eso te traerá molestias y reclamos.

¿Existen software que ayuden a organizar los turnos?

Las tecnologías están de tu lado ¡Aprovéchelas! Sí, existen muchas alternativas para gestionar el sistema de turnos en tu empresa. Por ejemplo, Sesame HR, te ofrece las herramientas para que RR.HH. cumpla con la asignación de forma correcta y sencilla.

Sesame HR, es una opción para que su programador te permita fácilmente ordenar los turnos de trabajo y controlar las horas trabajadas. Además, hace atractivamente visible contemplar cómo es la programación del personal en el mes calendario.

¿Qué son los turnos de trabajo rotativos?

Los turnos rotativos son aquellos horarios laborales en los que los trabajadores alternan entre diferentes turnos de trabajo en un período determinado, generalmente una semana o un mes.

Por ejemplo, un trabajador puede trabajar en el turno de la mañana durante una semana, luego en el turno de la tarde la siguiente semana y finalmente en el turno de la noche en la siguiente semana.

Los turnos rotativos se utilizan en varios sectores laborales en Chile, como

• Salud
• Minería
• Industria manufacturera
• Servicios de emergencia, entre otros.

Este sistema de turnos de trabajo se suele utilizar para garantizar la continuidad de la producción o para brindar servicios las 24 horas del día.

Sin embargo, los turnos rotativos también pueden tener un impacto negativo en la salud y el bienestar de los trabajadores, ya que pueden alterar el sueño, el apetito y los ritmos circadianos del cuerpo.

Por esta razón, los empleadores están obligados a cumplir con ciertas regulaciones laborales y de seguridad para garantizar que los trabajadores estén protegidos y no sean explotados en este tipo de trabajo.

¿Cómo implantar turnos rotativos en una empresa?

Implantar turnos rotativos en una empresa requiere un plan cuidadoso y consideración de varios factores. A continuación, se presentan algunos pasos que pueden ser útiles en este proceso:

Evaluar las necesidades de la empresa

Antes de implantar turnos rotativos, es importante evaluar las necesidades de la empresa en cuanto a producción y servicio al cliente. Se debe considerar la cantidad de personal necesario, los horarios de mayor actividad y la capacidad de la empresa para manejar los cambios.

Establecer un horario base

Después de determinar las necesidades de la empresa, se debe establecer un horario base que incluya los horarios de apertura y cierre, los días de la semana y los turnos que se necesitan cubrir. Este horario base debe ser comunicado a todos los empleados para que estén al tanto de los horarios.

Crear un calendario de turnos

Una vez que se tiene el horario base, se debe crear un calendario de turnos para asignar a los empleados. Este calendario debe ser justo y equitativo para todos los empleados, teniendo en cuenta sus necesidades personales y laborales. Es importante permitir que los empleados participen en la planificación de los turnos para que se sientan incluidos en el proceso.

Capacitar a los empleados

Es importante capacitar a los empleados sobre el nuevo sistema de turnos rotativos, explicándoles cómo funciona y cuáles son sus responsabilidades. También se debe proporcionar información sobre cómo solicitar cambios de turno y cómo manejar los conflictos.

Monitorear el sistema

Después de implantar el sistema de turnos rotativos, se debe monitorear su eficacia y hacer ajustes según sea necesario. Esto puede incluir la reasignación de turnos, la implementación de políticas para manejar los cambios y la comunicación regular con los empleados para evaluar su satisfacción con el sistema.

Ventajas de contar con un planificador de horarios

Contar con un planificador de horarios en la empresa puede ofrecer varias ventajas, entre las que se incluyen:

1. Ahorro de tiempo: un planificador de horarios automatizado puede ahorrar tiempo en la creación de horarios, ya que puede tomar en cuenta múltiples factores, como la disponibilidad de los empleados y las necesidades de la empresa, para generar un horario óptimo.
2. Reducción de errores: con un gestor de turnos, se reducen los errores en la programación de los horarios. Los algoritmos de los planificadores de horarios tienen en cuenta las necesidades y restricciones de los empleados, lo que minimiza los errores en la programación.
3. Flexibilidad: permiten cambios rápidos en los horarios y ajustes de última hora, lo que permite a la empresa adaptarse a situaciones imprevistas, como ausencias de empleados, sin afectar demasiado la operación.
4. Reducción de costos: optimizar los horarios de los empleados, un planificador de horarios puede ayudar a reducir los costos laborales, evitando horas extras innecesarias y minimizando la necesidad de contratar personal adicional.
5. Mayor satisfacción de los empleados: un planificador de horarios puede tener en cuenta las preferencias de los empleados, como su disponibilidad y deseos de trabajar en determinados turnos, lo que puede mejorar la satisfacción y motivación de los empleados.
6. Mejora de la productividad: con horarios más eficientes y mejor organizados, los empleados pueden tener una mayor productividad y concentración en su trabajo.

5 pasos para implementar los turnos de trabajo en tu empresa:

• Primer paso: Asigna y crea planillas, a través de un software de turnos de trabajo rotativos. Deja que el computador se encargue.
• Segundo paso: Diseña una cartelera digital del trabajo de tu equipo para hacer horarios. Esta herramienta de Sesame HR, asigna los turnos de forma puntual o periódica.
• Tercer paso: ¡No te hagas problemas! Adquirir un gestor informático de turnos de trabajo, hará la tarea sencilla al programar y hacer tablas laborales.
• Cuarto paso: Con el programa puedes hacer planillas para controlar fácilmente los turnos rotativos de tus trabajadores. También te indica el número de personas con las que cuentas en cada turno de trabajo o las que están disponibles para reemplazo en situaciones de feriado legal, permisos o licencias médicas.
• Quinto paso: Existen niveles de responsabilidad en tu empresa y de cargas laborales. Eso es innegable, entonces crea turnos de trabajo bajo el grado del compromiso de las funciones de cada empleado, así podrás establecer qué personas pueden realizar qué y cuándo. También editar asignaciones en el programa para hacer todo más sencillo.
• Paso plus: Tan solo elige echarle un vistazo al software de Sesame HR, conocer más beneficios y ponerlos a prueba por catorce días gratis.