¿Cómo automatizar el contador de horas extras con un software de control de asistencia?

13 de enero, 2022

El conteo de horas extras es uno de los temas más polémicos del sistema laboral. Por una parte los empleados reclaman su reconocimiento y pago, y por la otra, los empleadores luchan por controlarlas.

Muchos modelos de contador de horas extras manuales han sido objeto de polémica por los errores que presentan. Pero por suerte, los sistemas automatizados a través de un software de control de asistencia están minimizándolos. 

¿Qué son las horas extras en Chile?

El Código del Trabajo menciona las horas extras y las define claramente en su artículo 30. Este indica que para que las horas sean consideradas de jornada extraordinaria, deberán cumplir uno cualquiera de los siguientes requisitos:

1. Exceder del máximo legal que, actualmente, es de 45 horas semanales para la jornada ordinaria
2. Extenderse más allá del horario de jornada pactado mediante contrato

¿Qué es un software de control de asistencia?

El software de control de asistencia es una herramienta tecnológica diseñada para gestionar y controlar toda la información relativa a los horarios de ingreso y salida de empleados de sus puestos de trabajo. Con esta se busca mejorar la participación de los trabajadores en sus actividades y con ello mejorar el cumplimiento de las metas de la empresa. 

El proceso de automatización para el contador de horas extras

Un software de control de asistencia es una herramienta muy útil para monitorear las horas extras. Generalmente este tipo de software está también integrado en plataformas de gestión de recursos humanos como la de Sesame HR. Para iniciar el proceso de automatización es necesario iniciar por ajustar las horas de entrada y salida del trabajador. 

Estas quedan fijadas de acuerdo a lo pactado en el contrato o según los requerimientos de la ley. A partir del momento en que se vence la hora de salida, el software anota ese evento. En caso de que el trabajador no marque su salida porque sigue trabajando, comenzarán a correr las horas extras; de esa manera queda automatizado el contador de horas extras. 

Adicionalmente es común que el software ofrezca la opción de dar límites al número de horas. Es decir, no importa cuanto tiempo se quede el trabajador o si olvidó marcar su salida porque el conteo de horas extras se paraliza en el momento que se fija el límite. 

Razones para automatizar el conteo de horas extras

• Reduce o elimina la ambigüedad en cuanto a la marcación que hace el trabajador a la hora de su salida porque en el momento que lo hace se registra un corte automático o se deja corriendo el tiempo si no lo hace. 
• No existen errores manuales. 
• Se pueden emitir informes precisos que sirven para el cálculo de pago de nómina
• Facilita las fiscalizaciones de la Dirección del Trabajo
• Es posible establecer presupuestos más precisos
• Los archivos de asistencia y horas extras pueden archivarse y quedar listos en caso de que ocurra un reclamo o una inspección

Funciones que pueden mejorar la automatización del conteo de horas extras

Además de fijar los límites para iniciar y terminar el conteo de horas extras, un software como el de Sesame HR puede contribuir a optimizar aún más el proceso. Desde el inicio de la jornada laboral se pueden crear distintos tipos de marcación según que se trate de una jornada ordinaria, media jornada, turno rotativo o incluso personalizarla. 

El software de control de asistencia automático permite fijar una hora exacta para desmarcar aunque el trabajador se exceda en su permanencia en el lugar de trabajo. Y si el empleado se olvida de marcar su salida, también es posible programar para que el sistema lo haga automáticamente. 

Adicionalmente se pueden programar recordatorios que lleguen al trabajador algunos minutos antes de que llegue su hora de marcar la salida. El trabajador tendrá la opción de recibir la confirmación en su correo electrónico para que pueda aprobar o reclamar rápidamente algún error o desacuerdo. Es así, que los errores no se acumularán durante varios días.

Finalmente, quien administre el sistema de bolsa de horas extras podrá visualizar y generar informes en tiempo real o archivarlos para consultarlos más tarde. En fin, un contador de horas extras completo que permite incluso .