Portal del trabajador: ¿en qué consiste y cómo se compone?

6 de octubre, 2022

Un portal del trabajador o de empleado es una herramienta de comunicación interna y gestión digital que está basada en la web. Esta permite a los empleados llevar a cabo y por su cuenta, acciones digitales acerca de funciones y tareas relacionadas con el área de Recursos Humanos.

El número y tipo de tareas dependerá del sistema que desarrolle este programa. Y con el avance de la tecnología, la tendencia es ir agregando cada vez más funciones.

Aspectos clave en un portal del trabajador

Debe contener diferentes módulos dependiendo del tipo de gestión que permita. No obstante, estos son los no deben faltar:

• Información general acerca del uso del portal.
• Datos personales del trabajador.
• Visualización de pagos y nóminas.
• Tareas y proyectos.
• Rendimiento.
• Ausencias y permisos.

Ahora bien, dependerá de cada sistema y cada empresa determinar el alcance y acceso a todas esas gestiones. Así pues, según el tipo de cargo o rango, el organigrama y la cultura digital de la empresa, se otorguen también determinados niveles de acceso y autorizaciones al portal.

Ventajas de un portal del trabajador

Esta herramienta tiene una serie de ventajas clave para las empresas:

1. Rapidez en los trámites

Debido a que un portal del colaborador automatiza algunas de las funciones que gestiona, estas se ejecutan rápidamente.

En este sentido, no hace falta la intervención de personal de Recursos Humanos para que el empleado acceda u obtenga respuesta de un trámite o solicitud. 

2. Aumenta la productividad

Cuando los empleados pueden realizar trámites a través de un portal de empleados, estos ahorran tiempo que pueden usar para llevar a cabo sus labores.

Por otra parte, los empleados de Recursos Humanos también ganan tiempo que pueden dedicar a labores que requieran su intervención manual o personal.

3. Favorece el teletrabajo

Debido a que los portales de trabajadores pueden funcionar conectados a la web, los trabajadores remotos, consultores externos o en modalidad de teletrabajo, también pueden usarlo. 

4. Reduce costos y necesidad de espacio

Debido a que todos los documentos y gestiones quedan almacenados en el sistema, la empresa no necesita espacio físico para archivar.

Además, esto conlleva un importante ahorro en costos que pueden ser asignados a la producción o la retribución de los empleados. 

5. Mejora la seguridad de la información

Toda la información se maneja de manera digital. Es así que si un empleado consigna un documento, deberá escanearlo o digitalizarlo para enviarlo.

Luego todo queda almacenado en el sistema y se puede acceder a todo con solo algunos clics.

6. Aumenta el sentido de pertenencia

Cuando los trabajadores tienen la opción de gestionar algunos asuntos relacionados a su trabajo en la empresa, su sentido de responsabilidad aumenta. De este modo aumenta también su compromiso con el funcionamiento de la organización. 

Crear un portal del trabajador con Sesame HR

A primera vista, las principales funciones de este software proveen una serie de posibilidades a los administradores y empleados de RR.HH.

Pero también es posible convertirlo en un portal del empleado con tan solo llevar a cabo las siguientes acciones:

Acciones básicas

1. Asignar una clave de acceso al trabajador.
2. Determinar el rol que tendrá, escogiendo entre propietario, administrador de diferentes niveles, empleado, mánager, o personal de RRHH. 
3. Administrar el nivel de autorización para sus funciones. 

Acciones específicas

A la misma vez, en el portal del trabajador se designarán las funciones a las que accederá el trabajador y que pueden incluir las siguientes:

• Visualizar turnos y cuadrantes de trabajo que se le asignen.
• Solicitar ausencias por vacaciones, enfermedades y cualquiera otra que permita la empresa.
• Visualizar estadísticas de su trabajo.
• Validar marcaciones de entrada y salida a la empresa al final de cada semana, permitir recordatorios de marcación y tener acceso a marca en remoto si lo requiere. 
• Corrección de marcación de horarios de entrada y salida. En caso de saltar la marcación de ingreso o salida, puede usar el portal para hacerlo tardíamente mediante solicitud de aprobación de su supervisor. 
• Acceder a sus carpetas personales de documentación laboral, fotografías de identificación, nóminas y justificantes que haya enviado.

En fin, Sesame HR es una poderosa herramienta de gestión del recurso humano que funciona tanto para quien lo administra como para el trabajador. 

Importancia del portal del empleado

La importancia de contar con un portal del trabajador se justifica por la relevancia que está adquiriendo el trabajo remoto.

Por otra parte, las nuevas tendencias laborales señalan que aún los empleados con sede fija, están requiriendo cada vez más autonomía y movilidad. 

Además, el fácil y rápido acceso permite que la velocidad para acceder y gestionar se ajuste a las demandas globales.

Y con todo ello viene el ahorro de costos para la empresa conjuntamente con el ahorro de espacio de almacenamiento físico en archivos. En este sentido, los portales son una gran herramienta que se alinea con todo esto.

¡Esperamos que te ha haya servido esta información? Si es sí, y quieres conocer más temas relacionados, puedes continuar en nuestra sección de recursos. En Sesame HR estamos para ayudarte.