Firma electrónica simple: qué es y cómo usarla en la empresa

8 de junio, 2023

Los empleados de una empresa generan muchos documentos. Y algunos de ellos deben ser firmados para poder tener validez o hacer constar que han sido vistos o aceptados. Con la digitalización apareció la firma electrónica simple que ha supuesto una revolución en la gestión de negocios.

De este modo encontramos que los documentos ahora pueden ser firmados también de manera electrónica. 

Ahora la firma electrónica cuenta con el avance de los sistemas de verificación con Inteligencia Artificial. Además, la pandemia aceleró la masificación de su uso en empresas y organismos públicos. 

Y la tendencia sigue en aumento porque la documentación digital en las empresas sigue creciendo. 

Según un estudio de Interlat y Circular HR de Fundación Chile, para 71,43% de las empresas es una oportunidad. Así que veamos cómo puedes usar la firma electrónica simple para beneficiar a tu empresa.  

Qué es la firma electrónica simple

La firma electrónica simple se refiere a un conjunto de datos y señas en formato electrónico.  y que sirven para identificar a una persona.

Esta puede consistir en contraseñas, sonidos, símbolos o procesos electrónicos que cumplan la función de identificación. 

En Chile, existe la Ley 19799 Sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma. Esta fue aprobada en el año 2002. El artículo N° 2, ordinal 6° señala la siguiente definición:

“Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor.”

Ley 19799

La referida Ley también tomó la previsión de aclarar lo que considera como tecnología electrónica. De este modo, en su artículo N° 2, ordinal 1°, indica que es: 

“…característica de la tecnología que tiene capacidades eléctricas, digitales, magnéticas, inalámbricas, ópticas, electromagnéticas u otras similares.”

Ley 19799

También es importante aclarar que la Ley 19799 la establece solamente como firma electrónica, sin incluir el término “simple”.

No obstante, cuando se analiza en contraposición a la firma electrónica avanzada, es posible concluir que se trata de una firma simple. 

La misma ley señala claramente cuándo puede usarse, tal y como lo indicamos en el apartado a continuación.

Para qué sirve la firma digital simple en Chile

La firma digital simple Chile tiene usos específicos según la Ley. En la práctica, ya es posible firmar todo tipo de contratos de compra-venta y otros negocios comerciales.

En concreto, la firma electrónica simple tiene los siguientes usos:

1. Identificar firmantes

La firma electrónica simple sirve para identificar:

• una persona natural actuando en representación propia o de una empresa o, 
• una persona jurídica. 

2. Dar validez a los documentos

La Ley 19799 asimila la validez de la firma electrónica simple a aquella que se estampa por escrito en soporte de papel. 

Es decir, considera que los documentos, contratos, y otros actos con firma simple se tendrán como escritos.

Cuando no puede usarse una firma electrónica simple

La  Ley 19799  excluye expresamente del uso de la firma electrónica simple en los instrumentos públicos. Es decir, los documentos emitidos por los órganos del Estado. 

En esos casos, es necesario que use la firma electrónica avanzada para que tenga validez. Además, plantea las siguientes excepciones para el uso de la firma simple:

1. Aquellos en que la ley exige una solemnidad que no sea susceptible de cumplirse mediante documento electrónico;
2. Aquellos en que la ley requiera la concurrencia personal de alguna de las partes, y;
3. Aquellos relativos al derecho de familia.

Requisito para estampar la firma electrónica simple

Para poder estampar la firma electrónica simple, el documento debe estar en formato digital o ser susceptible de digitalizarse. Esto lo hace susceptible de poder recibir la estampa de la firma simple. 

Cómo usar la firma electrónica simple en la empresa con una APP

Una app es una herramienta tecnológica que permite la estampa de una firma electrónica simple. Esta funcionalidad está incluida en el Gestor Documental del software de Sesame HR. 

El proceso para usar la firma simple comienza con la digitalización del documento en la plataforma de Sesame HR. 

También es posible estampar la firma simple sobre documentos creados originalmente en formato digital. Luego de completar este proceso, entonces es necesario seguir los siguientes pasos: 

1. Abrir el programa de Sesame HR e ingresar con las credenciales si fuese necesario
2. El personal de RRHH solicitará la firma electrónica simple al empleado, el cual recibirá una notificación. Mientras este no firme, se verá en el sistema como “pendiente”. Cuando el empleado lo firme, entonces aparecerá un ícono que indica que fue firmado. 
3. El empleado deberá abrir el documento a firmar.
4. Agregar la firma usando un mecanismo provisto por el software para crear la firma simple en el espacio provisto en el documento.
5. Hacer clic sobre el ícono que permite la grabación definitiva del documento.
6. Cerrar el programa.

Este proceso puede repetirse en todos y cada uno de los documentos en los cuales se quiera estampar la firma electrónica simple. Además, esta firma puede estamparse desde una computadora, tablet o dispositivo móvil. 

Caso práctico de uso de firma electrónica simple

Reclutamiento y selección

Sebastián completó su proceso de reclutamiento y selección en la empresa ANTI, S.A. Esta acordó contratarlo como agente de atención al cliente remoto. 

Aunque la sede de la empresa está en Santiago, Sebastián vive en Valparaíso. 

La empresa necesita que Sebastián comience a trabajar lo más pronto posible. También quiere ahorrar costos de traslado y estadía del nuevo empleado para completar los documentos de ingreso. 

Afortunadamente, la empresa cuenta con el software de Sesame HR y pudo usar la funcionalidad de Gestor Documental para el proceso de contratación.

Envío de documentación

Para empezar, Sebastián pudo enviar copia de sus documentos a través de la plataforma. Solo debió escanearlos y remitirlos.

El departamento de RRHH creó una carpeta separada para todos los asuntos de este nuevo empleado.

Firma del contrato

Para la firma del contrato, RRHH le envió una copia para su revisión. Luego de que Sebastián aprobara los términos y condiciones del contrato, entonces ingresó a la plataforma.

Luego procedió a firmar el contrato con una firma electrónica simple según el modelo del software. 

El departamento de RRHH solo tuvo que hacer la solicitud de firma y en tan solo unas horas, el contrato ya tenía estampada la firma simple. 

Como resultado, Sebastián pudo comenzar a trabajar en la empresa la semana siguiente. Y la empresa pudo ahorrar los costos de contratación de personal remoto.

Cualquier empresa puede beneficiarse de la herramienta de firma simple. Debido a ello, el software de Sesame HR la incluye dentro de sus funciones en el gestor documental. 

Al instalar el software podrás comenzar a usarla y contarás con un sistema confiable y certificado. Así que no dejes pasar la oportunidad de incorporar esta herramienta en tu transformación digital.