Qué documentos deben existir en el expediente personal

10 de octubre, 2022

El expediente personal de un empleado también se conoce como laboral o ficha del trabajador. Es un elemento estratégico para cualquier empresa. Allí, se recopila toda la información para desarrollar la experiencia laboral del trabajador. De ahí, la importancia del gestor documental.

Pero no es sólo información, sino también documentos que comprueben su veracidad. Para el área de recursos, esto representa una necesidad que agiliza la carga de cualquier trámite administrativo interno.

Tomando en cuenta todo esto, aquí encontrarás la manera de crear uno que permita obtener los beneficios para la empresa. 

Qué es un expediente personal

Antes que nada, un expediente personal es una recopilación de datos y documentos que muestran el historial:

• Personal.
• Académico.
• Laboral.

No obstante, el tipo y cantidad de datos y documentos puede variar según el cargo o posición del trabajador. Por otro lado, esta clase de expediente es un elemento dinámico que se va nutriendo y engrosando a medida que transcurre su relación laboral.

Integra a la empresa el expediente laboral

Desde que un trabajador comienza a ser tomado en cuenta en un proceso de selección, genera documentación. E información a través de planillas y su hoja de vida.

Sin embargo, no es sino hasta que es contratado cuando se integra el expediente a la empresa. Mientras esto no sucede, el área de Recursos Humanos o quien se encarga del proceso de selección, abre expedientes provisionales. 

Si el candidato no es seleccionado, es común entonces que los datos y documentos se desechen.

Ahora bien, la tecnología y la capacidad de almacenamiento en la nube a veces permite que los datos provisionales queden guardados. ¿Dónde? En un expediente separado en caso de que en el futuro pueda ser requerido o contactado. 

Cómo preparar un expediente personal de Recursos Humanos

Un expediente personal puede ser abierto con métodos físicos tradicionales o en formato digital. En ambos casos será necesario lo siguiente:

• Abrir una carpeta con el nombre del trabajador,
• Comenzar a anexar uno a uno los documentos pertinentes. 
• Incluir un listado o planilla al inicio del expediente que indique los documentos anexados y los faltantes, si fuera el caso.  

Cuando se utiliza el formato digital el proceso es aún más simple porque solo requiere anotar datos e ir anexando documentos con solo unos clics.  De este modo solo es necesario acceder al software o sistema para visualizar todo el expediente. 

En algunos casos será necesario escanear los documentos si el trabajador los entrega en físico u original.

No obstante, ahora es común que muchos organismos también emitan documentos digitales. Y así, poder obtenerse con solo escanear códigos QR o similares. 

Documentos básicos que todo expediente personal debe incluir

Al inicio de la relación laboral

• Curriculum vitae y planilla de solicitud de empleo.
• Carnet de identificación o cédula de identidad.
• RUT.
• Carnet militar.
• Acta de nacimiento.
• Resultados de exámenes médicos previos al ingreso.
• Constancias de trabajos anteriores, si las hubiere.
• Fotocopia de títulos académicos. 
• Recomendaciones personales y profesionales. 
• Constancia de apertura de cuenta bancaria.
• Contrato de trabajo.

Durante la relación laboral

Posteriormente, y a medida que el trabajador desarrolle su trabajo dentro de la empresa, también será necesario agregar los siguientes documentos al expediente personal:

• Comprobantes de pago de remuneraciones, comisiones, gratificaciones, utilidades y cotizaciones.
• Planillas de cotizaciones previsionales correspondientes a los órganos de previsión social y que el empleador esté obligado a pagar.
• Acuerdos de confidencialidad, si aplicara.
• Constancias de recepción de material y herramientas de trabajo.
• Documentación de pólizas o seguros médicos.
• Constancias de causas de ausencias.
• Solicitudes de permiso, vacaciones u otras ausencias.
• Constancia de recepción de otros beneficios otorgados por la empresa. 
• Quejas o denuncias que realice el trabajador.
• Amonestaciones o sanciones.
• Finiquitos, cartas de renuncia o despido, según corresponda.

¿Qué beneficios tiene un gestor documental?

Contar con un expediente digital en las empresas es muy importante para garantizar el orden de los documentos de los empleados. Para esto, se utiliza un gestor documental que en su versión digital ofrece varios beneficios, entre los que se incluyen:

1. Ahorro de tiempo: un gestor documental digital permite buscar, encontrar y compartir documentos de manera más rápida y eficiente que en un sistema de archivos físicos.
2. Ahorro de espacio: los documentos digitales no ocupan espacio físico, por lo que no es necesario almacenarlos en armarios o archivadores.
3. Seguridad: pueden incluir medidas de seguridad como contraseñas, encriptación y copias de seguridad para proteger los documentos de accesos no autorizados y pérdidas.
4. Accesibilidad: son accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre y cuando se tenga acceso a una conexión a internet.
5. Mejora de la colaboración: un gestor documental digital permite a varias personas trabajar en un mismo documento al mismo tiempo, lo que facilita la colaboración y la comunicación en equipo.
6. Reducción de costos: el uso de un gestor documental digital puede reducir los costos asociados a la impresión, el almacenamiento y la distribución de documentos físicos.

¿Cómo usarlo para Recursos Humanos?

Un gestor documental digital como el de Sesame HR puede ser muy útil para el departamento de Recursos Humanos (RRHH). Aquí te indico algunas formas de utilizarlo:

1. Almacenamiento de expedientes de empleados: un gestor documental digital puede almacenar de manera segura y organizada los expedientes de los empleados, incluyendo su información personal, contratos, evaluaciones, entre otros documentos importantes.
2. Gestión de procesos de selección: se pueden usar plantillas para crear y almacenar ofertas de trabajo, currículums y cartas de presentación, y realizar seguimiento de los procesos de selección.
3. Evaluaciones de desempeño: los gestores documentales digitales pueden almacenar y organizar las evaluaciones de desempeño, permitiendo su acceso fácil para los gerentes de RRHH y supervisores.
4. Control de horas de trabajo: se pueden usar herramientas de seguimiento de tiempo para registrar las horas de trabajo de los empleados y almacenar esta información en un gestor documental.
5. Formación y desarrollo: se pueden almacenar y organizar los registros de formación y desarrollo de los empleados en un gestor documental digital, lo que permitirá un seguimiento efectivo de su progreso y desarrollo profesional.
6. Comunicación interna: se pueden compartir políticas, guías, manuales y otros documentos importantes relacionados con los recursos humanos en un gestor documental digital, lo que mejorará la comunicación interna y evitará la duplicación de trabajo.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de Recursos Humanos, continúa en nuestra sección de recursos. Recuerda, ¡en Sesame HR queremos ayudarte!