3 estrategias para mejorar el sistema de gestión documental en empresas

24 de noviembre, 2022

Las empresas siempre han contado con un sistema de gestión documental adaptado a las condiciones que manejan. No obstante, el avance de la tecnología ahora favorece sistemas digitales ágiles como el gestor documental.

Es así que el implementar un sistema documental digital, constituye la estrategia que una empresa puede aplicar. Más aún, su flexibilidad permite adaptarlos y mejorarlos según las necesidades.

De este modo, aquí se presentan algunas de las mejores estrategias que cualquier equipo de recursos humanos puede comenzar a usar para mejorar la gestión de documentos que constantemente recibe. 

¿De qué trata la gestión documental?

En general, la gestión documental es el conjunto de prácticas, normas y procedimientos para producir, capturar, almacenar, distribuir y recuperar documentos.

Este tipo de gestión es aplicable a cualquier área o departamento de una empresa. 

Sin embargo, cada una gestiona el tipo de documentos que corresponde a su actividad. Claro está que algunos documentos pueden ser también de uso y acceso común a diferentes áreas. 

Objetivo de la gestión documental

Cualquier sistema para gestionar documentos debe cumplir la finalidad de organizar y facilitar su manejo. Esto debe reflejarse en los siguientes aspectos:

• Regular la cantidad, calidad y flujo de la documentación.
• Contribuir a mejorar las comunicaciones externas e internas.
• Agilizar el acceso a información contenida en los documentos.
• Ayudar a ejecutar acciones más asertivas relacionadas con el contenido de los documentos.
• Cumplir con la normativa legal relativa a la recopilación, uso y archivo de documentos del país en el que se use.
• Permitir el acceso según los parámetros seleccionados. 
• Ofrecer seguridad y confidencialidad.

Manejo y gestión documental laboral en Chile

En Chile, al igual que en muchos otros países, el empleador debe cumplir con ciertas normas en relación a la gestión de documentos.

En este sentido, las leyes laborales chilenas establecen algunos lineamientos y aquí se señalan algunos ejemplos:

Prescripción

Cuando se trata de documentos laborales, varias disposiciones de la ley establecen plazos de prescripción que van desde 2 a 5 años, dependiendo del tipo de documento.

No obstante, algunas decisiones y dictámenes del Ministerio del Trabajo y la Dirección del Trabajo han unificado este criterio a 5 años. Contados a partir del momento en que termina la relación laboral. El propósito de estas normas se basa en lo siguiente:

• Facilitar la labor fiscalizadora de los organismos de inspección.
• Contar con documentos que ayuden a conciliar los conflictos y diferencias entre empleador y trabajador. 
• Respaldar el cumplimiento de las obligaciones laborales de la empresa. 

Tomando en cuenta el tiempo y espacio que requiere mantener el archivo de documentos por 5 años, un sistema digital de gestión documental resulta ideal para estos casos.

Por otro lado, los organismos gubernamentales también tienen sus propios límites que varían según la importancia y naturaleza del ente.

Firmas electrónicas

La Dirección del Trabajo dictó una nueva normativa en materia de control de asistencia en Dictamen N° 2927/58 de diciembre de 2021.

Allí establece que en caso de ser necesario que un trabajador estampe una firma electrónica en un documento. Tales como solicitudes de feriados o permisos, estos podrán hacerlo a través de firmas electrónicas simples. 

Así pues, con estos ejemplos queda claro la orientación de la normativa chilena con los sistemas de gestión documental. 

Relevancia de la digitalización en la gestión documental

De la misma manera en que el mundo y los negocios se globalizan y aumenta la actividad comercial, así mismo aumenta la emisión de documentos. Esta se produce por diferentes motivos, aparece en diferentes formatos, etc. 

Debido a esto es que los sistemas de gestión documental digitales se han convertido en la mejor solución.

De esta manera es común encontrar que muchas empresas cuentan con este tipo de software. Ello contribuye a aumentar su nivel de productividad y competitividad. 

Como resultado, quienes usan y gestionan los documentos acceden a ellos fácilmente y sin demoras desde cualquier parte del mundo.

Por otro lado, pueden atender los clientes, proveedores y relacionados de forma más eficiente. Porque pueden crear, acceder y almacenar documentos de forma más ágil. 

Razones para adoptar un software de gestión documental

1. Máxima accesibilidad

El software permite el acceso inmediato a los documentos a cualquier hora y desde cualquier ubicación geográfica. También las mejores versiones permiten el acceso desde diferentes dispositivos, como la web, tablet y teléfono móvil.

2. Ahorro de espacio físico de almacenamiento 

Al no tener que archivar físicamente los documentos, es posible ahorrar espacio en oficinas. Con esto también se ahorra dinero en arriendo y el espacio puede usarse para labores más productivas.

3. Protección y seguridad ante desastres

Los documentos siempre están protegidos ante la ocurrencia de desastres naturales, como inundaciones, incendios, etc. En muchos casos, los documentos se conservan en la nube. 

4. Mayor capacidad de almacenamiento

La capacidad de almacenamiento de la nube y otros sistemas de bases de datos permite una amplísima capacidad de almacenamiento que supera cualquier capacidad física. 

5. Mejora de transparencia y flujo de trabajo

Al instalar un software de gestión documental, varios o todos los trabajadores pueden acceder a los documentos. De este modo, se garantiza la transparencia en el manejo de los mismos. 

Por otra parte, el sistema contribuye a que las comunicaciones y los flujos de trabajo avancen mejor. Por ejemplo, cuando un trabajador requiere información contenida en documentos para tomar decisiones. Este solo hace algunos clics para visualizarlo y obtener la información.

Es decir, en solo segundos o minutos puede obtener lo que necesita. Como resultado, esto puede aumentar el nivel de empleabilidad de la empresa. Además, libera tiempo y esfuerzo de los trabajadores para dedicarse a labores más productivas.

Estrategias para mejorar la gestión documental

1. Digitalizar todo lo que esté en papel

Esta estrategia implica digitalizar con escáneres, fotos u otros medios, cualquier documento viejo o nuevo que esté en formato físico. Pero también requiere que de ahora en adelante exija que todo se solicite y transfiera en formato digital.

Ciertamente, hasta oficinas de gobierno han comenzado a emitir documentos que son gestionados en formato digital. En ocasiones son accesibles a través de códigos QR y otros sistemas novedosos. 

2. Incluir un software de remuneraciones

Un software de remuneraciones permite agilizar y simplificar el pago de nóminas y otros beneficios. Efectivamente, actualmente los procesos de remuneración conllevan la emisión de muchos comprobantes. 

En primer lugar, es necesario cumplir con normativas legales y descuentos obligatorios que generan documentos. Por otra parte están las horas extras, vacaciones, bonificaciones y otros beneficios que la empresa puede otorgar al trabajador.

Y si se automatiza este proceso, la descarga y reducción de trabajo en recursos humanos será amplia. 

3. Optimizar la clasificación de documentos

Para optimizar la clasificación, es conveniente usar varios métodos de acceso a los documentos.

Estas pueden ser diferentes palabras clave, según el rol del trabajador, por tipo de documento según varios criterios, etc. Además, también es posible limitar o extender la visibilidad total o parcial del documento.  

Sistemas de gestión documental disponibles en Chile

Actualmente Chile cuenta con un lugar privilegiado para acceder a cualquier clase de sistema de gestión documental. Por una parte están los gestores de empresas internacionales como Microsoft. 

En algunos casos vienen solo en idioma inglés y en otros casos están disponibles también español.

También los desarrolladores locales chilenos, latinoamericanos y españoles han entendido la necesidad de estos sistemas y han desarrollado novedosas propuestas.

Su ventaja es la configuración en español como idioma principal. En cualquier caso, cuando se trata de escoger un sistema de gestión documental, conviene tomar en cuenta los siguientes aspectos:

• Que el uso de las funcionalidades sea principalmente en idioma español.
• Si es para el área de RRHH, que incluya preferentemente software de remuneraciones.
• Con sistema de almacenamiento en la nube.
• Que el desarrollador cuente con experiencia previa que avale su calidad.
• Con sistema de soporte y atención al cliente de primera calidad.

En fin, la mejor opción siempre será la que se adapte mejor a la empresa y permita usar estrategias que continuamente mejoren su uso y aprovechamiento.

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