Comunicaciones internas con uso de tecnología, clave para el éxito

19 de septiembre, 2023

Las comunicaciones internas se establecen entre todos los miembros de una empresa, independientemente de su nivel o jerarquía.

Estas han sido siempre parte del éxito o fracaso de cualquier organización. En el pasado, las fallas se atribuían a la falta de medios disponibles.

Pero ahora ese problema está resuelto con la tecnología. Basta que una empresa prepare su plan de comunicación interna para lograr mejorarla. 

De ese modo aprovecha todos los medios y tecnologías disponibles. Así que no te pierdas la información que te mostramos en este artículo porque te contaremos cómo hacerlo.

Cómo la tecnología beneficia las comunicaciones internas

Mejora el clima laboral

Cuando los empleados disponen de medios tecnológicos para comunicaciones internas, el clima laboral mejora. Y es que la inmediatez y alta disponibilidad de envío y recepción de mensajes, aumenta la fluidez. 

Así, si ocurren errores, malos entendidos, disgustos o problemas, las comunicaciones internas con tecnología permiten una rápida resolución.

Por otro lado, la tecnología facilita medios para otorgar feedback y reconocimiento.

Clara difusión de misión y valores 

La tecnología permite que la misión y valores de una empresa se difundan rápidamente. 

Además, con diversos medios de comunicaciones internas es posible reforzarlas y hacerlas recordar con mayor frecuencia. 

Como resultado, los empleados pueden alinearse de forma rápida y constante.

Facilita la inclusión

Las comunicaciones internas impulsadas con tecnología pueden llegar a cualquier empleado, incluso los que laboran de forma remota. 

También alcanzan a las personas con discapacidad. Como resultado, todos pueden estar incluidos en actividades, proyectos, beneficios que ofrezca la organización. Además, aumenta el sentido de pertenencia.  

Software para comunicaciones internas de la empresa 

Un software para comunicaciones internas consta de distintas funcionalidades para facilitar el intercambio de información.

Debido a que existen diversas maneras de comunicarse, también existen diferentes tipos de propuestas y funcionalidades de apps.  

Sin duda alguna, el software de Sesame HR para comunicaciones es una de las propuestas más completas del mercado.

Es debido a esto que puede adaptarse a cualquier tipo y tamaño de empresa. Veamos entonces cuáles son sus principales funcionalidades. 

Chat directo con RR.HH.

Cualquier empleado de una organización tiene a su alcance un medio de comunicaciones internas directas con RRHH. No es necesario hacer citas, colas, o moverse del lugar de trabajo. 

Solo es necesario pulsar el enlace de “envíanos un mensaje” para iniciar una conversación. Además, la app ofrece garantía de recepción del mensaje. 

Es decir, es posible configurar la app para que todo el equipo de RRHH reciba la notificación del mensaje. 

Sección de novedades

La app incluye una sección de “novedades” en la que es posible agregar información de manera regular. 

Del mismo modo en que funcionaban las carteleras informativas para comunicaciones internas, aquí RRHH puede agregar información relevante y actualizada. 

Como resultado, los empleados cuentan con una sección que les permite mantenerse informados de las actualizaciones de la empresa. 

Área de publicaciones y documentos

En esta sección es posible crear blogs que mantengan al personal informado y motivado acerca de diferentes temas.

Además, es posible agregar documentos relevantes, tales como el organigrama u otros documentos de consulta que faciliten las labores. 

People Analytics para analizar el impacto de las comunicaciones

La app de Sesame HR permite medir el impacto de las comunicaciones gracias a su funcionalidad de people analytics. De ese modo es posible hacer cambios y mejoras para que las comunicaciones mejoren aún más.

O sea, aumentar el engagement y cubrir las necesidades de los equipos de trabajo. 

Ahora bien, para usar todas estas funcionalidades y herramientas puedes crear e implementar un plan de comunicación interna. A continuación te damos un ejemplo que puedes usar para comenzar el tuyo. 

Ejemplo de plan de comunicación interna con un software

• Tipo de empresa: Desarrollo de software
• Objetivo del plan de comunicaciones internas: Mejorar la participación y el engagement  de los empleados con la empresa a través de la app. 
• Herramienta de comunicaciones internas: App de Sesame HR

La estrategia del plan de comunicaciones internas usará las funcionalidades del software para desarrollar los siguientes aspectos:

Lanzamiento del plan de comunicaciones internas

Se dará a conocer el lanzamiento del plan de comunicaciones internas en una reunión de gerentes y directores. Se les darán instrucciones para que todos sus subordinados estén atentos a las funcionalidades de la app.

Información de los valores y políticas de la empresa

En la sección de publicaciones y documentos se incluirá un enlace hacia información de misión y visión de la empresa.

Además se pautarán 2 blogs semanales de 500 palabras cada uno con situaciones concretas de aplicación de los valores. 

Difusión de noticias

En la sección de novedades de la app se agregaran noticias interdiarias acerca de los cambios del mercado.

También novedades acerca del uso y solicitud de beneficios sociales y anuncio de eventos. 

Además, se elaborará un plan de reconocimiento al personal y aquí se publicarán los nombres de las personas reconocidas.

Promoción del uso del chat de RRHH

En la sección de novedades se promocionará el uso del chat de RRHH para hacer preguntas. Además, todos los empleados de recursos humanos estarán atentos para aumentar la rapidez en los tiempos de respuesta. 

Ventajas de Sesame HR para el equipo de RR.HH.

En la práctica, las comunicaciones internas de una empresa son manejadas por el departamento de recursos humanos.

En Chile, la 8va Encuesta de la Universidad del Desarrollo (UDD) sobre Comunicación Interna Chile y Perú 2020 lo confirma. 

Allí, el 75% de los encuestados confirmó que tenía un área de comunicaciones internas. De ese porcentaje 55% dependía del área de RRHH.

Así que una app debe ofrecer ventajas para el personal de ésta área para garantizar que facilita su labor. Entonces las ventajas que puedes encontrar en la app de Sesame HR son las siguientes: 

• Cuando un empleado envía un mensaje vía chat, todo el equipo de RRHH lo recibe y lo puede monitorear.
• RRHH puede mantener informado a todo el personal acerca de las novedades de la empresa.
• Los comunicados y mensajes pueden incluir enlaces, imágenes y portada.
• Si se trata de una organización, RRHH puede enviar comunicaciones a algunas o todas las empresas del grupo. 
• Es posible otorgar permisos de comunicador a cargos altos o intermedios de la empresa de manera permanente o provisional. La encuesta de la UDD reveló que un 37% de los CEO está siempre muy involucrado en las comunicaciones internas. Además, es vocero de los temas principales y es percibido positivamente. 
• Reduce el tiempo asignado a las labores de comunicaciones internas porque es posible gestionar la información en blogs, sección de novedades, etc. 
• El equipo de RRHH puede incluir a los trabajadores remotos en los planes de comunicaciones internas. 

Tal y como lo has leído, las comunicaciones internas son un componente clave en cualquier organización. La distancia y el tipo de proyecto ya no son excusas para no manejarlas. 

Así que contar con el software de Sesame HR es un elemento indispensable para mejorarla. No dudes en integrarlo a tu estrategia de comunicación.