Cómo hacer reserva de salas fácil con la APP de Sesame HR

15 de junio, 2023

Con frecuencia los empleados necesitan usar espacios y oficinas distintos a su puesto de trabajo fijo. Como resultado, puede ocurrir un caos entre los trabajadores. Por suerte, con la App de reserva de salas de Sesame HR puedes  controlar el uso de los diferentes espacios. 

Esta opción te permite organizar y controlar a distancia y en cualquier tiempo el uso de los espacios de la empresa.

Mejor aún es que tú y cualquier empleado dentro de la empresa puede hacerlo de forma fácil. 

Así que sigue leyendo para conocer cómo aprovechar esta fantástica función de reserva de salas. 

Reserva de salas: para qué se necesita en la empresa

Evitar choque de horarios de uso de la sala entre trabajadores

El problema más común que resuelve un sistema de reserva de salas es el choque de horarios. Y es que varios empleados pueden necesitar usar la misma sala al mismo tiempo. 

Las razones pueden ser muy variadas. Pero sin duda todas son importantes. Así que resulta muy difícil establecer un motivo de prioridad al momento exacto en que surja la necesidad. 

Mejorar la productividad de la empresa

El uso de diferentes salas ocurre porque los empleados necesitan ejecutar parte de sus tareas en esos espacios. Si pueden asegurar el espacio con una reserva de salas de forma anticipada, mejoran su productividad al ejecutar sus planes. 

Uso óptimo del tiempo de los trabajadores

Al hacer una reserva de salas, los empleados garantizan su uso en el horario que lo necesitan. De ese modo pueden planificar su agenda de trabajo y su tiempo para aprovecharlo al máximo. 

Mantener un buen clima laboral

La reserva de salas evita conflictos entre los diferentes empleados. Estos dejan de competir de forma solapada por obtener el espacio en determinados horarios.

Como resultado, la reserva de espacios contribuye a mantener el espacio laboral manteniendo una sana competitividad. 

Ofrecer mejor atención al cliente

En ocasiones, la reserva de salas se realiza para recibir y atender clientes. Al hacer una reserva de espacios, el empleado que los recibe puede garantizar el espacio en el horario pautado. 

Planificar limpieza y mantenimiento de la sala

Los espacios, salas y oficinas de una empresa requieren limpieza y mantenimiento. Cuando se hace reserva de salas, el equipo de mantenimiento puede también planificar el horario de limpieza. 

De ese modo no interrumpirá el uso de la sala y el espacio se mantiene siempre limpio para su uso. Por otro lado, si la sala requiere el uso de equipos o materiales específicos, la empresa también podrá proveerlos con antelación. 

Facilitar la ubicación de los empleados

Cuando un empleado hace una reserva de salas, su ubicación también queda registrada. En consecuencia, es posible ubicarlo fácilmente durante el tiempo que hizo la reserva.

En efecto, todas estas razones han logrado que la reserva de salas sea ahora una tendencia. Y ¿qué más contribuye a crear esa tendencia? Descúbrelo a continuación.

Tendencia: reserva de salas online

La reserva de salas online es un fenómeno que va de la mano con el desarrollo de las nuevas tecnologías y las Apps.

Y enhorabuena por ellas porque las empresas las han recibido con los brazos abiertos. 

Debido a ello se han convertido en una tendencia. De hecho, está alineada con uno de los tres principales desafíos para mejorar la productividad chilena este año. Así lo confirma la revista Forbes – Chile en una publicación del mes de abril del 2023. 

El desafío plantea que la digitalización y la tecnología serán la clave. Especialmente por la reciente reducción de horas de la jornada laboral a 40 horas.  

Además de fáciles de usar, tienen precios accesibles. Por otro lado, el sistema online de reserva de salas permite el uso y acceso de cualquier empleado. Es decir, ofrece un sistema justo para el uso de las instalaciones de una empresa. 

Debido a que los empleados pueden hacer la reserva de espacios rápidamente, estos pueden tomar decisiones con velocidad. 

También planificar cursos, formaciones, reuniones con clientes y proveedores, o  presentaciones. Incluso hasta tomar tiempo tiempo aparte y lejos de distracciones. 

Sesame HR: APP de RRHH para reserva de salas

Sesame HR es una app integral de recursos humanos. Su objetivo es facilitar la gestión del recurso humano usando la tecnología. Debido a esto incluye una función de reserva de salas que facilita el uso de espacios en empresas. 

Según el estudio Workmonitor del 2023 de la consultora Randstad, la tecnología crea una ventaja de valor empresarial. Y ello es actualmente una tendencia para retener el mejor talento. 

¿Cómo funciona la app reserva de salas de Sesame HR?

Para empezar, el diseño de la app reserva de salas muestra el listado de espacios que tiene cada empresa. Al lado de cada espacio se muestra un aviso que indica si está o no disponible. 

Luego, al lado, una pestaña que permite reservar con solo hacer unos clics cuando la sala está disponible. Cualquier empleado que tenga la app puede hacer la reserva de salas desde su teléfono o la web. 

Además, es posible hacer la reserva de espacios de manera presencial con el uso de una tablet. Es decir, habilitando una tablet que contenga la app y tenerla disponible en cualquiera de los espacios. 

Así, un empleado que encuentre un espacio libre, podrá comenzar su reunión y hacer una reserva en el momento. 

Beneficios de usar la app reserva de salas de Sesame HR

• El departamento de RRHH puede monitorear fácilmente quienes hacen la reserva y por cuánto tiempo.
• Las salas creadas en la app pueden tener diferentes colores para facilitar su búsqueda y visualización.
• Es posible añadir comentarios y notas a la reserva de espacios.
• La app cuenta con filtros basados en días y su disponibilidad para facilitar la búsqueda y consulta. 
• Puedes cancelar o modificar la reserva en cualquier momento.
• La reserva de espacios evita conflictos y conductas solapadas porque todas las reservas quedan registradas.
• La app de reserva de salas está incluida entre las funcionalidades de Sesame HR.

En fin, al usar la app de reserva de salas puedes solucionar todos los problemas del uso de espacios. Y al instalar el software de Sesame HR obtienes además otros beneficios para mejorar la gestión del recurso humano de tu empresa