¿Qué es el expediente laboral y cuáles son sus funciones?

5 de mayo, 2022

El expediente laboral de un empleado o trabajador es un archivo que contiene datos y documentos relevantes. Esto sirve para facilitar su relación con la empresa. Esta relación tiene, por una parte, el aspecto que se refiere al cumplimiento de sus labores. 

Por otro lado, tiene un aspecto que se refiere a las obligaciones y responsabilidades que establecen las leyes para con las instituciones del Estado. Gracias a la aparición de las nuevas tecnologías, las empresas ahora pueden optar por crear expedientes laborales digitales que facilitan la recolección y archivo de esta clase de expedientes. 

¿Qué función tiene un expediente laboral?

Un expediente laboral sirve como soporte y agrupación de información y documentos en copia u original, según se requiera de cada empleado. Actualmente, y con el desarrollo de softwares con esta funcionalidad, ha aparecido el gestor documental digital.

Cada empresa puede incluir o excluir el contenido que considere relevante. No obstante, los que siempre deberían estar incluidos, son los que se especifican a continuación:

Información

1. Los datos personales que se extraen de los documentos que el empleado proporciona.
2. Información académica y profesional.
3. La información que resulta de las interacciones que ha tenido el empleado con la empresa desde el inicio de su proceso de selección, tales como entrevistas, solicitudes, permisos, etc.
4. Datos bancarios para depósito de sueldos.
5. Dirección de residencia.
6. Especificación de horarios y cronogramas de trabajo. 
7. Identificación y números telefónicos de contactos de emergencia.

Documentos

• Currículum vitae y planilla de solicitud de empleo.
• Carnet de identificación o cédula de identidad.
• RUT.
• Carnet militar.
• Acta de nacimiento.
• Resultados de exámenes médicos previos al ingreso.
• Constancias de trabajos anteriores, si las hubiere.
• Fotocopia de títulos académicos. 
• Recomendaciones personales y profesionales. 
• Contrato de trabajo.
• Comprobante de pago de remuneraciones, comisiones y cotizaciones.
• Planillas de cotizaciones previsionales correspondientes a los órganos de previsión social y que el empleador esté obligado a pagar.
• Quejas o denuncias que realice el trabajador.
• Amonestaciones o sanciones.
• Finiquitos, cartas de renuncia o despido, según corresponda. 

Expediente físico vs digital

El expediente digital está sustituyendo cada vez más el expediente físico. Debido a la aparición de softwares de recursos humanos, que ofrecen esta funcionalidad, las empresas ya optan por este sistema con más frecuencia. Y, es que, un expediente laboral digital ofrece numerosos beneficios. En definitiva, aquí se presentan algunas ventajas y desventajas que vale la pena considerar. 

Ventajas de un expediente laboral digital

• Ahorra espacio de almacenamiento físico porque todo está almacenado en recursos digitales.
• Permite almacenar grandes cantidades de documentos e información.
• Si está almacenado en la nube, es posible acceder al expediente desde diversas ubicaciones geográficas con solo una conexión a internet. 
• Es posible administrar y limitar el acceso a distintas personas.
• Se puede consultar con solo unos clicks.
• Puede mantenerse almacenado durante muchos años sin miedo a deteriorarse o extraviarse.
• Ahorra tiempo y esfuerzos para consultar la información. 

Importancia de organizar un expediente laboral

Al mantener organizado y actualizado el expediente laboral de los trabajadores, la empresa cuenta con un recurso inmediato de evaluación de desempeño. Es así que, si necesita asignar tareas, planear ascensos, reducir o aumentar plantillas de trabajadores u otras actividades similares, el expediente sirve como elemento clave para ayudar a tomar las decisiones. 

Por otra parte, en algunos casos la ley exige que el empleador conserve información que servirá para comprobar el cumplimiento de sus obligaciones laborales. Tal es el caso del Certificado de Cumplimiento de Obligaciones Laborales y Previsionales o F30. Éste, es un documento que se emite a cualquier contratista que necesite ofrecer sus servicios a ciertos organismos. 

Esto da fe del debido cumplimiento de sus obligaciones y le permite competir en mejores condiciones. Adicionalmente, el expediente le permite responder correctamente ante cualquier inspección laboral. Finalmente, si la empresa se involucra en un proceso judicial con algún empleado, el expediente sirve como fuente de información y pruebas.