Optimiza tus procesos de trabajo con estos 6 consejos

19 de octubre, 2021

Para optimizar la producción de cualquier proyecto, la organización de los procesos de trabajo es una tarea fundamental para lograr los objetivos propuestos.

A continuación, te daremos seis consejos, para que puedas conseguir el éxito de tus proyectos laborales.

1- Organización de tareas y tiempo real.

Las tareas deben ser precisas, deben ser pequeñas partes de algo más grande y así será posible ver cuanto antes partes del resultado final.

La entrega de tareas, se le denomina iteración, la cual es una parte funcional de un todo.

En un modelo iterativo fluido, el equipo involucrado, podrá evidenciar como va encaminado el proyecto, permitiendo acciones correctivas y no a última hora. Para mejorar un proceso en cuanto a tiempo y tareas, se debe identificar que tareas son prioridad y asignarles un tiempo realista.

2- Entorno de trabajo.

Para cada trabajo, es muy importante manejar un entorno limpio y ordenado de trabajo, se puede aplicar a cualquier trabajo.

Un entorno limpio y ordenado, trae consigo no solo un ambiente controlado y seguro, sino también un lugar con mejor eficiencia y tiempos de respuestas. Habitualmente, el paradigma de un lugar de trabajo ordenado y limpio, se le asocia al área médica, debido a que trabajan prácticamente con la vida de un paciente, y su tiempo de reacción es de los segundos.

3- Sobrecarga de trabajo.

La sobrecarga de un empleado puede estar ligada a falta de personal, mala distribución o autogestión. Esto generara procesos con calidad más baja, resultados poco precisos y más importante puede afectar en la salud de una persona.

Este factor es muy común en pequeñas empresas, donde desde el comienzo, un pequeño grupo de personas realizan todas las tareas.

En proyectos gestionados, si los jefes de proyectos no distribuyen bien la carga laboral, pueden empeorar la salud de un empleado a largo plazo y traduciéndose en el proyecto, en faltas técnicas y plazos.

El último actor de este consejo es el mismo empleado, es su responsabilidad de avisar si tiene problemas en algún proceso o si tiene demasiada carga para cumplir sus metas. Es importante hacer un aviso con tiempo, para evitar problemas de salud y también para no afectar en los procesos del equipo.

4- Delegar a terceros tus procesos de trabajo.

Complementando el consejo anterior, una buena opción en caso de sobre carga de trabajo o falta de conocimiento técnico, es la delegación.

Se ha vuelto una opción muy viable gracias a las plataformas y herramientas de profesionales que ofrecen sus servicios part-time o full, como LinkedIn o Freelancer.

5- Sincronización y coordinación laboral.

La sincronía es algo muy importante al momento de trabajar en equipo, se puede observar en ámbitos deportivos e incluso político. Para ello se utilizan distintas formas, herramientas o entrenamiento para generar procesos que apunten a un mismo objetivo.

En el ámbito laboral, existen hace mucho metodologías como scrum o lean kanban , que se enfocan en la sincronización y transparencia en los procesos. También existen un millar de herramientas de tipo ofimática o aplicaciones, que nos permitirán un trabajo sincronizado, que será benéfico para los procesos de trabajo.

6- Herramientas de trabajo.

Para optimizar los procesos de trabajo, es necesario aplicar herramientas digitales que se alineen con el modelo de negocio de la empresa. Estas herramientas, por lo general son intuitivas, de bajos requisitos y multiplataforma web como Sesame.

Es importante, coordinar el uso de estas, debido a que si solo algunos usan dichas herramientas no se lograra el resultado correcto.