Control de asistencia laboral: de qué trata el dictamen Nº 2927/58 de la DT

17 de noviembre, 2022

El dictamen N°2927/58 regula, los sistemas de marcación en Chile. Establece los requisitos de cómo llevar los sistemas digitales de registro y control de asistencia laboral en las empresas. Y también afecta los descansos y determinación de las horas de trabajo.

¿Te gustaría saber en qué consiste la modificación de los sistemas de control de horarios? o ¿Cuáles son los cambios más importantes? En este artículo te explicaremos todo lo que necesitas para cumplir con la reciente disposición de la Dirección del Trabajo (DT).

¿Por qué la DT ha publicado el nuevo dictamen N°2927/58?

La DT ha considerado importante las nuevas herramientas tecnológicas. Además, la data de la actual regulación administrativa de los sistemas digitales de registro y control de asistencia laboral, para continuar con la modernización del Estado.

¿Qué dictámenes reemplaza la nueva exigencia de la DT?

El documento remplaza los siguientes dictámenes:

• Dictamen Nº1140/027 y
• Dictamen N°5849/133.

Ambos también establecían requisitos para los sistemas electrónicos de control de asistencia.

¿Desde cuándo entró en vigencia el nuevo dictamen de control de asistencia laboral?

Los nuevos requisitos y exigencias para el cumplimiento del registro de asistencia entran en vigencia desde el día de la publicación del dictamen.

Sin embargo, los sistemas digitales de registro y control de asistencia laboral, cuyo uso halla sido autorizado por la DT, se mantendrán vigentes hasta el vencimiento de los 24 meses de duración; contados a partir de la fecha del pronunciamiento del nuevo dictamen. Esto quiere decir hasta el 28 de diciembre de 2023.

¿Por qué las empresas deben acatar esta nueva exigencia de la DT?

En el artículo 33 del Código del Trabajo, el empleador está obligado a llevar un registro de asistencia. Para los efectos de controlar la asistencia y determinar las horas de trabajo (ordinarias o extraordinarias) de sus trabajadores.

Así como, facilitar la fiscalización de la DT. De lo contrario, el ente podrá colocar multas por incumplimiento de la nueva normativa.

¿Cuáles son los principales cambios del control de asistencia laboral?

El correo personal será la única forma válida como comprobante del marcaje

Los recibos de marcación deberán enviarse a los empleados por correo electrónico privado. Así mismo, dice la DT que el sistema de control horario también podría «enviar la misma información a través de aplicaciones de mensajería instantánea u otras formas de comunicación electrónica».

Si los empleados no tienen un correo electrónico privado, la plataforma puede crearles uno. Empero, las opciones deberán ser acordadas por escrito entre empleador y trabajador.

Acceso a los funcionarios de la DT a la información

Los representantes de la DT, deben tener siempre acceso a la información del sistema de manera permanente e irrestricta. Según el dictamen, cualquier situación que entorpezca o retarde el proceso de ingreso, revisión o descarga de información, se considerará como una traba para el cumplimiento de fiscalización de la autoridad laboral.

Pero, ¿cómo serán los accesos a la información de la DT a los registros de asistencia?

• Acceso presencial: los funcionarios podrán acceder a la información desde las mismas dependencias del empleador. Igualmente, se les debe facilitar los equipos y espacios necesarios para trabajar.
• Acceso remoto: los funcionarios de la DT, también podrán acceder a la información de manera remota.

Además, a los inspectores se le creará un perfil de usuario que permita realizar consultas y descargar los reportes. Pero, aclara la DT que sin atribuciones de modificación, complemento o eliminación de la información contenida en la plataforma.

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Habilita a terceros para ver información de subcontratos y servicios transitorios

También se permite que terceros accedan a la información de asistencia, en los siguientes casos:

• Subcontratación:

Se establece que la empresa subcontratista tiene derecho a solicitar documentos para cumplir con la ley. «No obstante, el cumplimiento efectivo de la jornada de trabajo consiste en una obligación de hacer, respecto de la cual la normativa legal no se pronuncia» señala la normativa.

• Empresas de servicios transitorios

La nueva disposición para el control de asistencia laboral, además, permite que los empleadores de empresas de servicios temporales, puedan tener acceso a la información de sus trabajadores.

Sin embargo, para el acceso de este tipo de empresas, por ejemplo: una compañía de servicio de guardias, se debe crear un solo perfil de usuario. Y no existe posibilidad de modificación o corrección de la información contenida en el sistema.

Las empresas deben capacitar a cada trabajador que use el registro de asistencia

Todos los trabajadores afectados por el nuevo sistema digital de registro y control de asistencia laboral deben ser capacitados en el uso adecuado.

Cambio en proceso de modificación de marcaje para un funcionamiento más práctico

Para asegurar que la información contenida en los sistemas de marcaje sea fidedigna, la DT permite ahora poder hacer lo siguiente:

Modificación o reemplazo

El empleador podrá modificar o reemplazar una marcación existente en la plataforma. Por ejemplo, eliminar un atraso, reemplazar una inasistencia por una licencia médica o por un permiso otorgado posterior a la ausencia.

Agregar marcaciones

Se permite agregar marcadores de entrada o salida faltantes, tanto de forma individual como colectiva. Por ejemplo, si el trabajador se olvida de marcar. O en casos de cortes de energía, fallas en el sistema, autorización para salir temprano, etcétera.

En definitiva, las empresas pueden comprobar la omisión de uno o varios marcadores incorporando un nuevo marcador manual. De esta forma, se pueden evitar los descuentos de pago o las amonestaciones.

Corrección de errores en el control de asistencia laboral

Los sistemas de control horario, deberán permitir la corrección de errores originados por problemas técnicos o equivocaciones de los empleados.

Correos de alerta por falta de marcación

En función de las marcaciones que faltan, el sistema tiene que dar cuenta de dos alertas automáticas. Específicamente, cuando falta un registro de actividad de inicio o finalización de la jornada laboral.

El control horario debe enviar una alerta por correo electrónico al trabajador 30 minutos después del inicio o finalización del evento y se envía una copia al empleador. Es decir, el sistema debe lanzar una alerta si un trabajador no marca nada en un tiempo establecido.

Pacto de horas extras en el control de asistencia laboral

En adelante, los sistemas auxiliares deberán permitir la generación de documentos electrónicos para que trabajadores y empleadores puedan pactar las horas extraordinarias.

Para ello, hay que cumplir con lo siguiente:

• Una vez que el empleador completa el documento, el sistema lo envía automáticamente al correo electrónico personal del trabajador.
• El empleado puede aceptar o rechazar las propuestas de horas extras. Respondiendo directamente a los correos electrónicos recibidos o a los enlaces que contienen.
• Si el trabajador acepta, automáticamente se genera un símbolo destacado en el turno del día correspondiente.

Prohibición de bloquear los marcajes de los trabajadores

La normativa no permite que los sistemas bloqueen las marcaciones de trabajadores que se encuentren en su feriado legal, en reposo por licencias médicas, permisos, entre otros.

Si un trabajador, que se encuentre en alguna de esas situaciones realiza una marcación indebida, el error puede corregirse.

La empresa debe tener un único sistema de control de asistencia laboral

Finalmente, «Cada empleador debe llevar un solo tipo de sistema de registro y control de asistencia». ¿Qué significa? Que este debe usar un único marcaje para todos los trabajadores, que puede ser digital o en soporte de papel.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre el control de asistencia laboral y demás procesos de gestión de personal, continúa en Sesame HR.