Centralización de remuneraciones: qué empresas deben hacerla

29 de noviembre, 2022

Cuando tu negocio prospera y crece en números de empleados, puede que necesites la centralización de remuneraciones. Un proceso que facilita la contabilidad y el pago de sueldos.

Si quieres automatizar los procesos contables con el libro auxiliar de remuneraciones, acá te explicaremos cuándo hacerlo. Y qué permiso debes solicitar ante la Dirección del Trabajo. Presta atención, porque el gestor documental va a ser clave.

¿De qué trata el libro auxiliar de remuneraciones?

“Todo empleador con cinco o más trabajadores deberá llevar un libro auxiliar de remuneraciones, el que deberá ser timbrado por el Servicio de Impuestos”.

www.dt.gob.cl

Por otra parte, solo los pagos remuneraciones que aparecen en el libro, son los únicos aceptados como gastos por concepto de nómina en la contabilidad.

¿Qué debe tener el libro de remuneraciones?        

El detalle de toda la información que tiene que ver con el pago de la nómina.

1. Información individual. Nombre, RUT. Código de trabajador.
2. Datos del contrato. Fecha de ingreso, cargo. Y área a la que pertenece.
3. Antecedentes previsionales. AFP y registro en el Sistema de Salud (Isapre-Fonasa).
4. Nombre de las cuentas para calcular el sueldo. Como Sueldo base, gratificación legal, horas extras, bonos. Y Asignación familiar, anticipo de sueldo, la AFP y salud por pagar, segur de cesantía y sueldo a cancelar. 

En cuanto a las cuentas por pagar, esta puede ser en efectivo o a través del banco. De esta manera, se combina el flujo de caja con el banco.

¿Qué pasa si mi negocio es pequeño?

Si tu negocio es pequeño, puedes llevar el libro de pago de remuneraciones en Excel. Pero, para empresas más grandes, aconsejamos un software de remuneraciones y la centralización cuando el pago de la nómina está disperso.

¿Qué es la centralización de remuneraciones?

Consiste en juntar todos los movimientos contables en una sola operación. A través, del software que agrupe, en un mismo informe, los libros de ventas, auxiliar de remuneraciones, compras y otros.

Aunque el cálculo de los sueldos se realice con un software de remuneraciones, la centralización busca casar ambos procesos para agilizar el tiempo y lograr mejores resultados para la empresa.

¿Cuáles son sus ventajas?

La centralización de remuneraciones permite que traspases la información de la nómina a la contabilidad de manera eficaz. Ya que el pago remuneraciones es un punto esencial al hacer la declaración anual de renta.

Otras ventajas de la centralización de remuneraciones

• Ahorras tiempo al obtener una mirada macro de los procesos contables. Súmale, además, el pago remuneraciones.
• Reduces los errores en los balances generales. Porque, automatizas todo lo que antes hacías a mano.
• Gracias a un software de remuneraciones, verás los balances cada vez que lo necesites.
• Podrás estar tranquilo de contar con datos exactos y confiables. Para analizarlos y tomar decisiones claves.
• Tendrás poder sobre el pago remuneraciones.
• Acceder con tu usuario y código desde cualquier dispositivo.
• Gestionar desde un solo panel los movimientos contables de todas las sucursales. Al igual, que el pago remuneraciones.

Asimismo, la centralización de remuneraciones, crea un ambiente ideal para que la gestión contable y de Recursos Humanos trabajen hombro a hombro

¿Cómo hacer la centralización de remuneraciones?

En primer lugar, deberás configurar el software contable. Luego, seleccionas la opción de “remuneraciones” y marcas todos los movimientos de la nómina.

Luego, agregas la cuenta de remuneraciones y grabas para asegurar. En caso de un cambio, solo ingresa, agrega o elimina el dato y vuelve a guardar. ¡Así de fácil!

¿En qué momento es oportuno hacer la centralización de remuneraciones?

La centralización de remuneraciones solo es posible en algunos casos permitidos por la Dirección del Trabajo. En especial, cuando la empresa crece y la gestión de Recursos Humanos es más compleja.

Para la ley, la este hecho solo es posible cuando:

• La empresa tiene varias sedes.
• Posee sucursales en varias comunas.
• Sus oficinas están por todo el país.

Al darse esta situación, debes solicitar la centralización del libro auxiliar de remuneraciones. A través de la Dirección Regional del Trabajo, donde están los empleados de tu empresa.

En caso de que tus trabajadores se ubiquen en varios lugares, la solicitud se tramitará en el Departamento de Atención de Usuarios de la Dirección del Trabajo. De esta manera, obtendrás el permiso, ya sea de validez regional o nacional.

¿Cuándo no es oportuno solicitarla?

En los casos que tu empresa tenga pocos empleados, es decir, tu negocio sea todavía un emprendimiento que está dando sus primeros pasitos, el registro puedes seguir haciéndolo de forma manual.

Aun así, se sugiere que desde el principio lleves una contabilidad básica y un control del pago remuneraciones. Si lo haces, esto ayudará en el futuro cuando aumente tu plantilla de empleados. Y requieras hacer una nómina que necesites calcularla con un software de remuneraciones.

Clasificación de la DT según la cantidad de empleados

La ley, las divide en:

• Microempresa: entre 1 a 9 trabajadores.
• Pequeña empresa: entre 10 a 49 empleados.
• Mediana empresa: de 50 a 199 personas.
• Gran empresa: más de 200 trabajadores.

A partir de esta clasificación, podrás decidir si tu compañía necesita o no un libro auxiliar de remuneraciones.

Cómo te aprueban la solicitud de centralización de remuneraciones

Para su aprobación, deberás demostrar ante la Dirección del Trabajo que el pago remuneraciones se realiza de acuerdo al punto anterior. Luego, recibirás un permiso transitorio, que durará el tiempo que merezca esta situación en la empresa.

De esta forma, garantizas que todos los datos que arroje tu software de remuneraciones sobre tu nómina, estén justificados ante el balance de tu compañía y la ley.

¿Puedes perder este permiso?

Sí. Ya que es temporal y la Dirección del Trabajo puede retirarlo si comprueba que no existe motivo alguno para tenerlo de acuerdo a lo que dice el Código del Trabajo.

También puede ser revocado si recibes una infracción laboral que afecte los derechos de los trabajadores o ponga en sospecha la alteración de la nómina como gasto dentro de la contabilidad.

Sin embargo, para que esto no suceda la opción de adquirir un software de remuneración será siempre una sabia decisión.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de Recursos Humanos y trámites electrónicos, continúa en Sesame HR.