Informe de vida laboral: cómo hacerlo más fácil con Sesame HR

22 de diciembre, 2022

Un informe de vida laboral es un documento que refleja la actividad laboral de una persona durante un tiempo. Y para gestionarlo bien, tener un gestor documental es crucial.

Su contenido incluye datos personales del trabajador relativos a los cargos que ha desempeñado o el tipo de trabajador que ha sido. 

Además, información relativa a su relación con el sistema de seguridad social. Ahora bien, toda esta información se recopila a través de diversas fuentes.

Debido a esto es necesario que los departamentos de RRHH mantengan un registro impecable de toda la información que reciben. 

Por suerte, un software como Sesame HR permite recibir, acumular y procesar gran cantidad de información para realizar informes.

Y por supuesto, de manera fácil y organizada. Conoce desde aquí cómo hacerlo con tan solo unos cuantos clics. 

Por qué es importante el informe de vida laboral

Un informe de vida laboral es una herramienta que resulta muy útil tanto para la empresa como para los trabajadores. De allí su importancia, y aquí están algunas de las razones:

Importancia para la empresa

• El informe de vida laboral ofrece información de la trayectoria laboral del trabajador. De ese modo es posible tomar decisiones de contratación.
• Permite conocer el estatus de sus cotizaciones previsionales. Con esta información es posible realizar las rectificaciones necesarias, si fuese necesario.
• Permite conocer al empleado o candidato con mayor profundidad.
• Sirve para corroborar datos proporcionados por el empleado o candidato a un puesto.
• Un informe de vida laboral condensa y agrupa gran cantidad de información en solo un documento.
• El informe de vida laboral proporciona grandes cantidades de información de manera resumida.

Importancia para el trabajador

• Permite al trabajador probar su trayectoria laboral cuando se postula para un nuevo trabajo.
• Sirve para preservar la información que contiene.
• Le ayuda a realizar los cálculos acerca de sus cotizaciones previsionales y demás beneficios de seguridad social. 
• Le permite conocer su desempeño laboral a lo largo del tiempo. 

La legislación en Chile para informes de vida laboral

La legislación chilena cubre muchos aspectos relativos a un trabajador y que son relevantes en un informe de vida laboral.

Como muestra, el tema relativo a los salarios e igualdad de remuneraciones entre hombres y mujeres. 

También las cotizaciones previsionales, asistencia, vacaciones, horarios, turnos y horas de trabajo. Los informes de vida laboral constituyen también un elemento de análisis para mejorar las estrategias de empleo. 

Así lo vemos en el segundo Reporte de Indicadores de Género en las Empresas en Chile del año 2020. Allí se hizo la comparativa de la brecha salarial en los cargos administrativos y medios entre hombres y mujeres. 

El resultado, comparando entre los años 2019 y 2020 fue una variación negativa de 1,2 puntos porcentuales. Es decir, en 2019 fue de 9,0% y en 2020 fue de 10,2%.

Por añadidura, procedimientos como los de despido, obligan a tener la información siempre actualizada para poder cumplir con obligaciones legales.

Por ejemplo, al momento del despido, el empleador debe estar al día con el pago de las cotizaciones. Y todo esto, está dentro de lo que puede contener un informe de vida laboral.

El informe de vida laboral en la práctica

En la práctica, elaborar un informe de vida laboral requiere corroborar y organizar gran cantidad de información.

Hay que añadir que con frecuencia los trabajadores tienen una trayectoria laboral que viene de otras empresas. 

Como resultado, cuando RRHH se enfrenta a la elaboración de un informe de vida laboral, puede ser muy complicado. Pongamos por caso a Mariangel, jefa de RRHH de una empresa que agrupa 850 empleados. 

Todos ellos deben contar con su informe de vida laboral siempre actualizado.

Pero a pesar de sus esfuerzos, el personal de RRHH no logra arreglarlos. Además, es difícil mantener el archivo de todos los documentos que se generan. 

Muchos de ellos son enviados por los trabajadores, a fin de confirmar su información. Entre ellos figuran certificados, documentos de identidad, constancias de trabajos anteriores, etc. Por añadidura, el trabajo consumía mucho tiempo del personal de RRHH. 

Debido a esto, la jefa de recursos humanos decide implementar el software de Sesame HR. Una vez instalado, Mariangel se apoya en dos funciones que resultan muy valiosas para preparar un informe de vida laboral, así:

Gestor documental 

El gestor documental proporcionó un espacio virtual seguro para almacenar toda la documentación que emitía cada trabajador. Toda la información queda encriptada. 

Además, para visualizarla, es necesario contar con autorización de diferente nivel y rol. Algunas veces la documentación se generaba por el sistema y solo había que agregarla a la carpeta del trabajador. 

Por ejemplo, los recibos de pago de nómina. Porque si, de forma muy conveniente, cada trabajador cuenta con su propia carpeta. Y es posible automatizar que los recibos se carguen directamente a cada archivo. 

En otras ocasiones, el trabajador envía copia de los documentos y allí el gestor documental ayudó más. O sea, en estos casos el empleado solo debió escanear el documento y enviarlo digitalmente a RRHH. 

Por ejemplo, constancias médicas, certificados de trabajos anteriores, documentos de identidad, etc. Como resultado, el personal de RRHH pudo aminorar la carga de recolectar documentos.

Además, cuando alguien requiere consultar o acceder a información que contenga el informe de vida laboral, solo bastan unos clics. 

Informes de RR.HH.

Con la función de informes de RRHH, fue posible agilizar todo el proceso de creación de un informe de vida laboral de cada trabajador.

Mejor aún es que cada vez que se agregaba un nuevo documento o información al sistema, el informe de vida laboral se actualizaba. De este modo, RRHH obtuvo los siguientes beneficios:

• El empleado requería el documento, siempre encontraba un informe de vida laboral actualizado. Además, el empleado de RRHH que requería el informe de vida laboral podía elegir la información que quería agregar. Por ejemplo, información sobre salarios, indicadores de recursos humanos, tiempos trabajados en diferentes empresas, acoplamiento a diferentes leyes. 
• Si el informe de vida laboral se emitía para tomar decisiones estratégicas de la empresa, RRHH podía agregar KPI recursos humanos, estadísticas y hasta indicadores de gestión de recursos humanos. 
• La función de informes permitió prácticamente eliminar las multas de inspecciones del trabajo. Y es que los funcionarios de la Dirección del Trabajo pudieron encontrar toda la información perfectamente organizada y clasificada. 

Para terminar, vemos que todas las funciones de Sesame HR contribuyen a completar el informe de vida laboral.

Así vemos que todas las funcionalidades de horarios, nóminas y estadísticas, o gestor documental, cargan el informe de vida laboral. 

Como resultado, con Sesame HR la información está siempre centralizada y a solo una distancia. Finalmente el personal de RRHH pudo enfocarse principalmente en la atención del personal. 

Así mismo, si optas por contar con esta app, tu empresa también podrá poner su atención en su personal.

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