3 Claves para optimizar la gestión del tiempo en el trabajo

7 de octubre, 2022

La productividad en el trabajo va siempre de la mano de una buena gestión del tiempo. Y para lograr que esa fórmula dé resultado, es necesario echar mano de técnicas que mejoren la planificación y ejecución de las actividades diarias.

En efecto, existen tres métodos y actividades claves que cualquiera puede aplicar para optimizar y aprovechar al máximo las horas que dedica a su productividad laboral. 

¿Qué es gestionar el tiempo?

La gestión del tiempo es la manera de organizar y planificar el tiempo en las diversas actividades en las que se está a cargo y haciéndolo de manera consciente.

En otras palabras, es usar las horas con inteligencia, de manera que sirvan para cumplir objetivos. Así mismo, los beneficios de hacerlo adecuadamente se extienden a la vida personal y familiar.

Las principales formas de optimizar la gestión de tiempo

1. Elige un método de planificación del tiempo

Existen diversos métodos que se ajustan a diferentes necesidades. Así mismo, existen software de gestión de tiempo que usan uno u otro método para desarrollar sus programas. De esa forma logran facilitar los esfuerzos de quien quiera los mejores resultados. Como muestra de los métodos, están los siguientes:

Matriz Eisenhower 

Eisenhower fue un General del Ejército norteamericano muy hábil en las técnicas gerenciales. Su matriz de gestión del tiempo se ha vuelto célebre y consiste en clasificar las actividades según su importancia, como sigue: 

• Urgentes e importantes que deben efectuarse de inmediato
• Importantes pero no urgentes que podrán esperar un poco más y que generalmente superan cualquier otra acción que deba llevarse a cabo.
• Urgentes pero no importantes y que pueden ser fácilmente delegadas.
• Ni urgentes ni importantes y por tanto pueden ser desechadas o pospuestas según sea el caso. 

Método Pomodoro

Con este método es necesario dividir los tiempos de trabajo en bloques de 25 minutos cada uno. Posteriormente, tomar un descanso de 5 minutos. Cuando se completen 4 bloques, tomar entonces un descanso de 20 minutos. de esta manera se mantiene la productividad constante. 

Método Dominó

Con este método es necesario avanzar siempre con pequeñas acciones hasta completar una acción más grande e importante.

2. Identifica las fuentes de pérdida de tiempo

Existen muchas maneras de perder el tiempo. No obstante, es difícil identificarlas. Debido a esto es necesario evaluar todas las actividades y asignarles prioridad e importancia. Al hacerlo, eso no significa que no las realizarás.

Contrariamente, solo es cuestión de asignarles una prioridad y tiempo de realización distintas. Así pues, es tiempo de enfrentar la pérdida de tiempo en redes sociales, llamadas sin importancia, y asuntos personales que pueden esperar. 

3. Usa gestores de proyectos y tareas

Los gestores de tareas ofrecen la posibilidad de monitorear proyectos y obtener información valiosa acerca de su ejecución. Entre esos datos está el rendimiento del tiempo.

Con la visibilización constante de resultados es posible optimizar cualquier actividad durante el día. Algunas empresas los incluyen como parte de sus herramientas de trabajo. Pero el mercado también ofrece opciones para uso personal a precios competitivos. 

¿Cómo dejar de procrastinar?

Procrastinar es tener la costumbre de postergar o diferir acciones que deberían llevarse a cabo y sustituirlas por otras más intrascendentes. En verdad se ha escrito mucho sobre la manera de evitarlo y cada quien puede encontrar una fórmula que le ajuste.

Sin embargo, existen tres elementos que favorecen a todos, como los son:

• Definir claramente los objetivos de las tareas que se deben llevar a cabo y motivarse con ellos.
• Haz un cuidadoso seguimiento de tu tiempo y no escatimes esfuerzos usando algunas de las técnicas que se mencionan aquí.  
• Crea rutinas de trabajo. Luego de un tiempo podrás ejecutarlas automáticamente sin pensar en dejar de seguirlas por distracciones. 

¿Por qué es importante gestionar el tiempo?

Además de optimizar la productividad, gestionar el tiempo permite lograr objetivos que crean gran satisfacción a quienes los alcanzan. A su vez se produce un círculo que incentiva a continuar mejorando en la gestión del tiempo. 

Por otro lado, la vida personal y familiar se ve beneficiada con más tiempo disponible para disfrutar. Así mismo, el tiempo dedicado a estos es de mejor calidad por que no tiene estrés por la falta de tiempo.

En fin, la gestión del tiempo permite liberarse de sentimientos de ansiedad y frustración. Y todo ello redunda en una vida laboral y personal más plena y feliz.

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