¿En qué consiste la gestión de proyectos?

4 de noviembre, 2022

La gestión de tareas es un plan que describe los elementos y recursos necesarios para alcanzar objetivos. Pero este solo no es suficiente. Hace falta la voluntad y empuje de una gestión de proyectos que garantice que llegue a buen término.

Esta suele ser aplicada por un gerente que se encarga de organizar todos los datos y recursos. Y por suerte, la tecnología se ha convertido en un gran aliado de esta actividad a través de gestores de proyectos y tareas digitales. 

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es el conjunto de acciones que se llevan a cabo con la finalidad de alcanzar el cumplimiento de los objetivos de un plan. Estas acciones son de planificación, coordinación y supervisión de recursos que permitan la ejecución. 

Etapas de la gestión de proyectos

Todo proyecto, independientemente de su tamaño o importancia, pasa por 5 etapas. Estas garantizan que se cubren los aspectos principales se mantiene el flujo de trabajo hasta el final, tal y como sigue: 

Definición del proyecto

Este es el momento de definir qué se quiere alcanzar con el proyecto. Es decir, el objetivo final. Pero también los objetivos conexos o menores que se necesitan para alcanzar el objetivo final.

Por ejemplo, un edificio construido, un evento, el lanzamiento de un producto, etc. Y todo con el respectivo desglose de objetivos conexos. 

Por ejemplo, la compra del terreno, alquiler de local para el evento, la gestión de la publicidad para el lanzamiento del producto, y así sucesivamente.

Aquí se hacen también los primeros esbozos de los costos y recursos que se necesitarán. También se prepara una presentación si hace falta convencer patrocinadores para llevar adelante el proyecto.

Asignación de tareas

Aquí se forman los equipos cuando sea necesario y también se asignan las tareas a quien corresponda. También es el momento de calcular los tiempos parciales para poder alcanzar la fecha límite de la entrega del proyecto final.

Esta fase permite a los gerentes de proyecto visualizar cómo harán seguimiento exacto del avance del proyecto. En consecuencia, podrán hacer los ajustes que requieran.

Ejecución del proyecto

Llega el momento de trabajar por la consecución de los objetivos planteados al inicio del proyecto. Corresponde crear o aplicar metodologías de trabajo, administración de recursos y supervisión de tareas.

En fin, todas las actividades de gestión de proyectos necesarias para cumplir el objetivo final. 

Medición del desempeño del proyecto

A medida que el proyecto avanzó, se generaron numerosos datos que podrán ser procesados para evaluar el desempeño final. Estos datos pueden ser:

• Financieros.
• Rendimiento de empleados.
• Beneficios obtenidos.
• Pérdidas materiales o económicas.

Cierre del proyecto

El cierre del proyecto es el tiempo de reunirse con los equipos, archivar materiales u otorgar reconocimientos. En definitiva, es tiempo de cerrar el ciclo para seguir adelante con nuevos proyectos.  

Ventajas de usar la gestión de proyectos

La principal ventaja de usar una buena metodología de gestión de proyectos, consiste en lograr la correcta organización de todas las tareas y recursos.

Como consecuencia, es más fácil supervisar, adelantarse a eventos negativos, sacar partido de los eventos positivos y hacer todos los ajustes que sean necesarios. Además existe un sin fin de detalles que pueden ser cubiertos a medida que avanza.

Herramientas de la gestión de proyectos

Hoy en día, la herramienta por excelencia para la gestión de proyectos es el software especializado para este tipo de tareas. 3

Además de automatizar numerosas funciones, permite también visualizar en múltiples formas los diferentes avances y tareas que se van realizando. 

Por otra parte, un software de gestión de proyectos permite una comunicación fluida con equipos de personas con diferentes ubicaciones geográficas. Es decir, teletrabajadores y consultores. 

Otras herramientas especializadas permiten complementos e integraciones. Entre ellos, un software de recursos humanos para manejar equipos de trabajo y similares.

También sistemas de comunicación, CRMs, programas de marketing, etc. Todo ello con la finalidad de optimizar la ejecución de diferentes tipos de proyectos y sus objetivos.

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