Certificado laboral: qué es, quién lo emite y cómo hacerlo

31 de agosto, 2023

El certificado laboral es un trámite que toda empresa debe tener a disposición de sus empleados. Si estás leyendo este artículo, no es extraño que te hayas topado con la necesidad de obtener uno. Por suerte, es un documento fácil de gestionar. 

Cuando las empresas cuentan además con un software de Recursos Humanos, su emisión es muy ágil. En todo caso, aquí te explicamos cómo obtener uno si lo necesitas o para emitirlo si representas a una empresa.

Qué es un certificado laboral

Un certificado laboral es una carta o documento que contiene información relativa a la situación laboral de un trabajador. Puede provenir de su empleo actual o un empleo anterior. 

La información puede incluir datos como:

• Identificación personal.
• Cargo.
• Fecha de ingreso.
• Tiempo de permanencia en el cargo.
• Monto del salario.
• Cantidad de horas trabajadas.
• Tipo de horario.
• Vacaciones disfrutadas. 

Estos datos que te hemos señalado pueden ser los datos básicos que cualquier certificado laboral debe tener. Sin embargo, este documento puede ser necesario para trámites muy variados. 

Pueden ser para tramitar créditos bancarios, asuntos judiciales, arriendo de viviendas, búsqueda de un nuevo empleo, etc. Como resultado, en Chile el certificado laboral es un documento solicitado con mucha frecuencia. 

Así vemos por ejemplo cuando se usa para calificar a un crédito hipotecario. La inmobiliaria Activo Más Inversiones reveló que en febrero de 2023 los contactaron 2.709 interesados en obtener una propiedad. Así lo reveló la publicación Biobio.cl. 

Por otro lado, según el Instituto Nacional de Estadística (INE), la tasa de rotación laboral diciembre 2022 fue 35,3%. Y todas esas personas que cambiaron de empleo, requirieron en su momento, la emisión de un certificado laboral. 

Ello con el fin de acreditar su estatus laboral durante el período de selección en un nuevo empleo.  

Debido a esto, cuando solicites un certificado laboral, debes asegurarte que el empleador incluya los datos que necesitas. Pero, si eres tú quien emite el certificado, entonces debes poseer un sistema flexible. 

De ese modo puedes incluir la información que el empleado necesita. De ahí la conveniencia de contar con un software de RRHH que pueda agregar o modificar datos con facilidad. 

Quién emite el certificado laboral

El certificado laboral lo emite la empresa contratante o empleador. Dentro de la empresa, es el departamento de Recursos Humanos quien lo hace. Debido a que este departamento cuenta con toda la gestión documental del empleado, es lógico que sea así. 

Pero eso no significa que la emisión de un certificado laboral sea una labor fácil. Por el contrario, recopilar todos los datos puede ser un trabajo arduo si no existe organización. Pero afortunadamente, ahora existen los software de RRHH. 

Este tipo de herramienta es capaz de recopilar y almacenar toda la información. Mejor aún es que el RRHH puede acceder a ella con solo unos clics. 

De ese modo es posible obtener este documento en solo minutos. Veamos a continuación cómo puedes aprovechar un software de RRHH para crear el certificado laboral. 

Software de RR.HH. para crear el certificado de trabajo

Un software de RR.HH es una herramienta tecnológica diseñada para gestionar, administrar, y monitorear procesos relacionados con los trabajadores.

En consecuencia, es capaz de almacenar información acerca de diversos aspectos del trabajador y su relación con la empresa. Estas son algunas funcionalidades que podrían ayudarte a emitir un certificado laboral,

Gestor de documentos

Por ejemplo, el software de Sesame HR tiene una funcionalidad para usarse específicamente de apoyo para emitir este certificado. Esta se refiere al “Gestor Documental”. 

Esta funcionalidad permite organizar e identificar en archivos separados, diferentes tipos de documentos del trabajador.

Entonces, cuando es necesario emitir este documento, toda la información está centralizada y a la mano. 

Así vemos que desde que el empleado ingresa, el software almacena su contrato de trabajo, sus referencias personales y profesionales. También sus registros académicos y el certificado laboral de su anterior empleador. 

A medida que la relación avanza, el sistema también almacena la información de gastos, remuneraciones, justificantes de trabajo o solicitudes de vacaciones.

Como resultado, el personal de RRHH cuenta con información suficiente que le permite preparar rápidamente un certificado de trabajo . 

Ahora bien, ¿cómo lo hace con el software? Pues al momento de preparar el certificado laboral, el personal de RR.HH ingresa en la carpeta de documentos personales. Allí puede encontrar copia de los documentos que certifican su identidad. 

También, copia de su contrato de trabajo con todas las condiciones de contratación. Esto incluye su fecha de ingreso y fecha de salida si ya no trabaja en la empresa.

Para agregar los datos de remuneración, el gestor documental permite un archivo de nóminas. Allí puede acceder a la información de su salario actualizado. 

Base de datos de empleados

Por otro lado, Sesame HR incluye la funcionalidad de Base de Datos de Empleados. Desde allí es posible crear una ficha del trabajador con información relevante para crear un certificado laboral. 

Con esta función es aún más fácil y conveniente obtener la información. Con sólo un golpe de vista es posible visualizar la ficha. 

Esta puede contener los datos de salario, tiempo en la empresa, y datos completos de identificación. Es decir, todos los datos que RRHH necesita para elaborar un certificado de trabajo.  

Ejemplo de un certificado laboral

Para empezar, el certificado laboral de cualquier empresa debe ser elaborado en papel con membrete de la empresa.

Por otro lado, al final del certificado de trabajo es necesario agregar los datos de contacto para corroborar los datos especificados. 

Además, un este documento puede ir dirigido a una persona o institución específica o ser de forma general. 

Finalmente, es común que sea el departamento de RRHH el que emita el este documento. Entonces, tomando en cuenta estos datos, te mostramos algunos modelos de certificado laboral. 

Modelo de certificado laboral de empleo actual

Modelo de certificado laboral de empleo anterior

Como observamos, la información que contiene un certificado laboral está incluída en la base de datos del software de Sesame HR. Y si quieres confirmar, puedes acceder al gestor documental para consultar su origen. 

Y después de completar el certificado laboral, puedes archivar una copia en el archivo del gestor documental, en la carpeta de documentos. 

Además, puedes enviar el certificado laboral de forma electrónica al empleado para que él lo imprima. Descubre todas estas funcionalidades al solicitar tu demo o tu prueba gratuita por 14 días.