Organigrama funcional: ¿cuál es su importancia en la gestión de una empresa?

6 de octubre, 2022

Un organigrama de empresa representa de forma gráfica de la estructura de una empresa. Y cuando es organigrama funcional, incluye la indicación de las funciones de los diferentes empleados, secciones y áreas según a su posición y jerarquía. 

Como resultado, cada quien conoce con exactitud cómo participa en las actividades de la empresa.

De este modo, la comunicación y la gestión de una empresa mejora y con ello puede aumentar la productividad. 

¿Cuál es la estructura de los organigramas funcionales?

Antes que nada, la estructura de un organigrama funcional comienza por tener diseño vertical.

Es decir, comienza con el mayor nivel jerárquico en la parte superior y desde allí va bajando hacia las demás áreas específicas. Así pues, el organigrama comienza con la figura del líder que puede ser el presidente o CEO.  

Después, debajo se fijan las gerencias de las áreas que pueden ser denominadas también direcciones. Estas a su vez toman el nombre específico de marketing, Recursos Humanos, operaciones u otro que maneje la empresa. 

Todas o algunas de esas áreas pueden estar dispuestas en el mismo nivel horizontal porque tienen la misma jerarquía.

De forma general, se usan figuras rectangulares o recuadros para definir cada área y posición. Al mismo tiempo, dentro de cada recuadro y debajo de la indicación del área y del cargo, se indican las funciones. 

¿Cómo hacer un organigrama funcional?

Para hacer un organigrama de este tipo es necesario llevar a cabo una serie de acciones, tal y como sigue a continuación:

Definir quién hará el organigrama

Suele ser el área de Recursos Humanos la encargada de preparar los organigramas. Además de la formación para analizar los datos de los puestos y los empleados, cuentan con toda la información.

No obstante, para un organigrama funcional deben contar con la colaboración de los jefes de otras áreas.

Ellos son quienes conocen el detalle de las actividades y funciones que se incluirán en el organigrama. 

Comienza desde arriba

Es necesario comenzar analizando y trabajando los puestos superiores. Entonces después abarcar los puestos inferiores que dependen de los cargos directivos y gerenciales. 

Establecer jerarquías

Es esencial que definas quién tiene la más alta posición en cada departamento. Además, la escalera de mando en los niveles inferiores. 

Segmentar cada área

Aquí se trata de definir cada área que funciona en la empresa. Una vez segmentados, se agregan a cada recuadro, comenzando desde el líder y los demás departamentos. 

Crear puestos y asignar obligaciones

Aquí es el momento de definir con exactitud las funciones que aparecerán en el organigrama. Deben ser frases muy completas que abarquen la mayor parte de las funciones asignadas. 

Ventajas de un software con organigramas funcionales

Un software de gestión de empleados es un sistema informático que contiene aplicaciones y herramientas. Estas se usan para llevar a cabo tareas de gestión de las áreas de Recursos Humanos. 

En otras palabras, el objetivo es facilitar y agilizar todos los procesos que estos ejecutan. Y para hacerlo, con frecuencia se basan en un organigrama funcional. Por añadidura, tiene las siguientes ventajas:

• Permite una consulta o modificación rápida de las funciones que llevan a cabo los integrantes de un organigrama.
• Ofrece varios niveles de autorización de acceso basados en la posición de un empleado dentro del organigrama.
• Se adapta muy fácil al crecimiento o cambio de las organizaciones.
• Ayuda a los líderes y jefes de departamentos a gestionar y controlar la carga laboral de sus subordinados en la escala de mando.
• Ofrecen mecanismos de evaluación, como encuestas y evaluaciones de desempeño, que permiten evaluar de forma constante el estado de un organigrama.

En definitiva, un software de Recursos Humanos es un aliado indiscutible del manejo y control de quienes dan vida a un organigrama funcional. Es decir, los empleados y trabajadores. 

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